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党委机要文件管理暂行办法
2014-11-28 17:23   审核人:   (浏览:)
为做好我校党委机要文件管理工作,确保机要文件的安全高效运转,促进工作的规范化、科学化和制度化,特制订如下暂行办法。

一、收文

(一)收文程序

1.收到文件首先检查文件袋有无破损,核对收文单位,发现问题及时查明原因。

2.及时拆封,清点、查对文件数量,避免编号和份数出现差错。

3.对文件进行登记,注明密级、份数、收文日期等。及时送交党委办公室负责人阅批。

(二)文件分类

为保证文件管理的科学性和有效性,党委办公室机要科依据文件来源进行分类:

1.中央文件。主要指中共中央及直属各部委党群部门下发的文件。包括中发、中办发等字号。

2.中共山东省委文件。主要指中共山东省委及各直属厅局党群部门下发的文件。包括鲁发、鲁委、鲁办发、鲁厅字、鲁组发等字号。

3.主管部门文件。主要指中共山东省委高校工委下发的文件、通知等。包括鲁高工委、鲁高工委通字等字号。

4.其他文件。

(1)通报。主要指中共中央办公厅和中共山东省委办公厅下发的通报。

(2)通讯信息。主要指各上级部门制发的各类通讯和交流信息。包括工作交流、工作信息、人才交流、高校信息等。

(3)各类参考资料。主要指学校征订的各种内部参考资料和刊物。

二、文件筛选

文件筛选工作由党办机要秘书进行。文件筛选的原则是通过对文件层次的划分,尽量减少领导阅文量,提高阅读文件精度,防止不必要的公文旅行。党委办公室负责人对各层次文件进行审定,提出拟办意见,由党办机要科按照公文办理程序进一步传阅和办理。

根据文件内容与学校工作关系的紧密程度对文件划分以下层次:

(一)阅知文件

主要指上级下发的关联全局性工作,需要有关范围领导阅读并领会文件精神的指令性文件。

(二)拟办文件

主要指上级下发的有明确针对性和时限性,需要形成办理结果并进行反馈的文件。该类文件属于只需要分管校领导批示、有关处(室)具体办理的事务性文件。

(三)参阅文件

主要指与学校工作没有直接联系,内容涉及国民经济和社会发展诸多方面的参考性文件和材料,是作为参阅资料供校领导选择性阅读的文件。

三、文件传阅

(一)严格保密制度,防止文件泄密

机要文件履行文件批办手续后,由机要科负责传阅。阅文人员应严格遵守保密制度,不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。绝密级文件、电报,除传阅范围内人员和机要人员外,不得外传。绝密级文件、电报要限时传阅,阅完后及时收回,不得在机要室以外过夜。文件阅后要签名、注时,当日送机要秘书,严禁横传。各级领导要在办公室或机要室内阅文,严禁将文件带回家中阅读或私自带出办公室。因公外出确需携带秘密文件时,需经党委办公室负责人批准。

(二)合理分配,分组传阅

合理分配,分组传阅是减少阅文数量,提高阅文精度的重要保障。

1.凡属于阅知文件的由党委办公室负责人审阅,提出拟办意见,据此在有关范围领导中依次传阅。

2.凡属于拟办文件的由党委办公室负责人审阅,提出拟办意见,送主管校领导批示后直接送承办处(室)具体经办,及时督促办理进度并反馈办理结果。

3.凡属于参阅文件的仅形成文件目录供校领导选择,需要进一步阅读的由秘书及时送达。

(三)检查与处置

文件在传阅过程中,应适时进行催阅,以免积压,延误工作。领导的批示中有交办任务的,应及时送交有关部门或人员承办,最后将办理结果报领导阅知;领导阅后退回的文件应及时检查阅文人有无新的指导意见,如有意见,应酌情送有关领导审阅,或照批示作适当处理;检查文件是否缺损,如有缺损要及时查询处理。

四、文件借阅与复制

(一)借阅与复制范围

机密级以上的文件一律不外借。秘密级文件原则上不外借,确因工作需要的须经党委办公室负责人批准并严格履行登记手续。

机密级以上文件一律不得复印;任何单位和个人不得擅自翻印、复印、转载或汇编秘密文件内容。

(二)借阅与复制要求

1.借阅文件者在借阅期间,要妥善保管,爱护文件,不得随意拆散、涂改、损坏、丢失文件。

2.借阅文件一般不超过3天,借阅者必须按时归还。确需继续使用者,须经党委办公室负责人批准,办理续借手续。

3.借阅文件者造成泄密、文件严重损坏、丢失的,当事人要写出书面材料,如实说明情况,由党办在查实后,根据国家和学校的有关规定,进行处理。

4.如因特殊情况需要对秘密级文件复印时需报请党委办公室负责人批准后方可进行,并对每一份复印件的去处做好登记,复印件按正式文件管理。

五、文件存档与销毁

(一)存档

1.机要秘书定期检查文件的阅读和保管情况,按要求进行分类、清点整理。

2.需要交还的文件按时上交上级机要部门;允许留存的文件,定期交由档案馆立卷归档。

(二)销毁

1.需要销毁的机要文件、内部资料经党办负责人审批后送指定部门监销。

2.清点整理文件中,发现丢失,要及时组织查找,查明原因,分清责任,采取改进措施,努力做到既充分发挥文件的作用,又严防失泄密事件的发生,使文件管理工作逐步达到规范化、科学化和制度化。

 
 
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