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党委办公室会务工作制度
2014-11-28 17:21   审核人:   (浏览:)

为加强会务工作科学化、规范化和制度化建设,做好有关会议的筹备工作,提高工作效率和会务质量,做到周到、严密、高效,特制订本制度。

一、职责范围

(一)承担由党委主持召开的党代会、党委会、书记办公会、全校性大会等会务工作;

(二)承担上级党委有关领导或兄弟院校党委领导来校视察、座谈、交流、调研等会务工作;

(三)承担由党委办公室牵头或协调的工作会议以及学校领导交办的其它会议等会务工作。

二、办会程序

(一)会前准备

1.明确会议会议召开时间、地点、议题、组织者以及经费预算。大型会议、活动成立会务班子,制定详细会务工作方案;

2.明确会议人员。明确会议主持人、正式出席人员、列席人员、特邀人员、会议来宾以及会议服务人员和工作人员;

3.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围;

4.印制会议日程或接待手册,编排好会议、接待程序。大型会议、接待活动要编组并提出小组召集人、讨论地点,印制会议凭证,如出席证、列席证、工作证、请柬等;

5.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛:

(1)悬挂会标、徽记、旗帜等;

(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放台签、话筒,并保证音响效果;

(3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,明确与会者坐区;

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效;

(5)必要时摆放适量花卉;

(6)后勤服务。大型会议要对与会人员的食宿、饮水、用车、医疗保健、安全保卫等作出细致安排;

(7)做好会议发言、投票、发奖等方面的准备工作;

(8)进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

(二)会务组织

1.会务人员提前30分钟到达会场,认真检查会场准备情况;

2.搞好会议签到、材料分发和会议记录;

3.落实主席台领导、发言人到位情况;

4.按预定方案组织与会人员依次就座;

5.维持好会场秩序。会议开始后,关闭会场大门,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,无关人员不准进入会场;

6.照相、摄像、录音与合影;

7.为与会人员预定车、机票等。

(三)会后整理

1.会议结束后检查会场,带回剩余材料、台签等;

2.组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等;

3.做好会议文件的清退、收集、归档等工作;

4.做好会议记录的整理、归档工作;

5.做好会议报道工作;

6.落实会议决定,做好督办工作。

附件:

主席台座次安排规则

当领导同志人数为单数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左手位置,3号领导排在1号领导右手位置,其他依次排列;当领导同志人数为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然排在1号领导左手位置,3号领导排在1号领导的右手位置,其他依次排列。如多排就座,后排座位也按此规则排列。

报告会或座谈会,主席台座次一般采取报告人和主办单位负责人相间排列或各单位负责人相间排列的方式。

主席台座次简图

主席台就座人数为奇数:

(主席台)

9

7

5

3

1

2

4

6

8

(观众席)

主席台就座人数为偶数:

(主席台)

7

5

3

1

2

4

6

8

(观众席)

 
 
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